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省时工作有妙招

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   邮件软件手机待办事项习惯电子信箱回信 你觉得自己忙得不可开交吗?工作总是一件接一件而来?如果身为部门主管的你已经觉得时间不够用,那么,真正拥有一家公司的人,又是如何管理时间?
   
    麦克‧马诺(MikeMothner)是美国一家搜寻引擎营销公司Wpromote的创办人,拥有50名员工。和多数主管一样,马诺的工作也经常被琐事打断。
   
    每早马诺一坐进办公室,电话就开始接二连三响起,他的工作不断被迫暂停。此外,他还有个习惯,就是让电子邮件及MSN随时处于登入状态,一有信件马上打开来看,一有人呼叫,马上回复。
   
    可想而知,光是应付这些事就耗掉马诺大量时间,于是马诺开始重新组织他的工作方式。
   
   
妙招1 15秒解决一封电子邮件

    首先,马诺改掉随时收信的习惯,而是固定在早上开始工作前、中午用完餐以及下班前3个时段收信,并且不再随时挂在MSN上。
   
    此外,马诺也不再接听电话,而是把这项工作交给语音信箱,然后利用一套名为PhoneTag的软件,将语音邮件全数转换成电子邮件,自动寄送到他的一个特定信箱。如此一来,马诺既不用中断工作去接听电话,语音邮件也能全数转成文字,成为他的”待办事项清单”。
   
    现在,马诺平均每天收到300封邮件,寄出75封,处理时间则大幅缩短,”用电子邮件来处理事情,效率高太多了,”马诺在接受美国《商业周刊》(Bloomberg Business Week)采访时,高兴地说:”我甚至15秒就可以解决掉一封邮件。”
   
    不过,马诺并不是看到信就回,而是依据事情的严重性以及处理的时间长短,为这些信件排列5个等级,1代表最重要且最紧急,5则是最不重要。他会在看完信后立即做判断,然后依序处理。
   
   
妙招2 利用手机、计算机软件安排工作

    和马诺一样善用现代科技来管理时间的还有保罗‧霍斯坦(Paul Holstein)。
   
    霍斯坦是美国CableOrganizer.com公司的创办人,专门销售理线器给一般家庭及公司行号,旗下拥有45名员工。另外,霍斯坦还创办了一家名为LifeOrganizers.com的信息网站,专门提供规画日常生活琐事的小技巧。
   
    霍斯坦经常出差,但他没有单独的行程表,而是用他的iPhone手机来编排行程及工作。他用Evernote软件储存重要数据,像是信用卡号码、习惯搭乘的航空公司号码等。
   
    另一个常用的软件则是Toodledo。这套软件可以让霍斯坦键入待办事项清单,并且在适当的日期及时间发出提醒,他完全不用费心记住这些信息。
   
    此外,霍斯坦的办公室异常干净,无论何时,他的桌上永远只有两种东西:手头正在做的工作,以及他的手机(里头列了他的工作清单)。
   
    他的东西都到哪去了?霍斯坦遵照专家的4步骤建议:立即处理、归档、分派出去,或是直接扔了。
   
    霍斯坦表示,他的工作经常处于”信息满载”的状态,利用4步骤法则,才能让他一次专心做一件事,并确保在下班前把该做的事都做完。”这是让我可以有一夜好眠的唯一办法,”霍斯坦说。
   
    另外,美国《商业周刊》曾在网站上票选出读者提供的时间管理小技巧,相当值得参考,以下列出几个可行方案。
   
   
妙招3 只用一本笔记本

    “我只用一本笔记本,从两个方向开始写起,封面那一头写的是跟工作有关的事,封底那一头写的是跟生活有关的事。这么做既省时又省事,还能让我知道工作生活是否有失衡现象。”─萧恩‧帕弗兹(Shaun Parvez),Cowen & Co.公司副总裁。
   
   
妙招4 选择性回复email

    “有时候最好不要马上回email,如果信件里提到的问题是寄件者应该自己去解决的,就要让他们知道。”─派屈克‧高克朗(Patrick Corcoran),Pfizer公司处长。
   
   
妙招5 早到或晚走半小时

    “我每天会比其它人提早进办公室或是晚点离开,不见得要提早很久,有时早到或晚走半小时,就可以把所有需要心无旁骛才能处理的事情给做完了。”─罗利‧许瑞兹(Laurie Sherazee),Yulee公司程序设计师。
   
   
妙招6 设定自动回信系统

    “你要让大家知道如何跟你共事。我会在Outlook上设定自动回复系统,让寄信给我的人知道我何时会回信:好比说9点、2点或是4点,真有等不及的事再打电话。”─蕾吉娜‧海德洛克(Regina Hadlock),人力训练主管。(原载Cheers杂志 作者:洪懿妍)(编辑:Shannon)



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