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开会,你Hold住吗?

人才市场报 程亮


  
    头脑风暴会、部门策略会、客户见面会、新闻发布会、营销峰会、推介会、报告会、生活会,掰着指头算一算,职场人每个月有多少时间被开会占据了?
   
    更令人纠结的是,原本设计好的议程往往很难落实,大家你说我讲越扯越远,最后连主持人也开始跑题。
   
    那么,面对冗长、跑题的会议,职场人该怎么办?
   
   
冗长的会议,你画画来我睡觉

   
    杨眉是名公务员,由于工作需要经常参加各种会议。她表示,由于开会的次数多、时间长,她患上了“会议综合症”,开会不到10分钟就昏昏欲睡;会议一结束,出了会议室的门,人就立刻精神了。因为爱打瞌睡,杨眉每次开会都选择靠后的位置。有时候,“位置”靠前,为了克服瞌睡,她就狂做会议记录兼练字,写累了就乱涂乱画。“有现成的会议材料,所以记笔记没压力,写着写着就会走样。”杨眉告诉记者。
   
    在国企工作的章先生则表示,在会上睡觉的人很多,去年一个80人参加的会议,现场就有21人在睡觉。“而且睡觉的技术都不错,有的人手里拿着笔,坐在那一动不动,睡着了;有的则明目张胆地趴在桌子上打鼾;还有些后排的人没等会议结束就不见人影。”
   
    据某网站的调查,职场人每次开会的时间在半个小时以内的只占20%;半小时到一小时的占50%;在一小时到两小时的占16%;在3小时以上的占14%。
   
   
跑题的会议,消极积极面都有

   
    开会效率低下的另一顽疾,就是跑题。
   
    林文徽在在某大型外贸企业工作,他告诉记者:“开会时最会跑题的不是别人,恰恰是老总,喜欢天马行空由此及彼什么都说。举个例子,某部门经理正在汇报,说明时间太紧完成任务有困难,老总马上插话开始回忆自己的革命史,谈论当年的英勇事迹,夹杂名人名言、名人逸事,谈了十几分钟回过神来让经理继续说;经理开始汇报海关比较难搞,老总又插话了,刚才那一套照着来一遍......结果会开了一上午,问题一个也解决不了。”当然,林文徽表示,如果你不是急等着解决问题,就会发觉老板其实很有魅力,“单口相声”说的不比郭德纲差。
   
    复旦大学企业管理博士,曾有多年董事长、总经理工作经验的鲍爱中分析说,“某种程度上讲,如果哪个单位开会经常跑题,根源可能就在于领导,要么领导太惯着下属,要么领导自己带头。”不过,在他看来,与冗长的会议不同,跑题的会议不见得全是负面影响。“比如在一些创意型企业中,头脑风暴基本上是从头跑到尾,但效果可能会是一个新点子;而且一些会议在跑题中制造了欢乐,融洽了团队关系,也有一定的积极作用。”
   
   
高效的会议,先列问题后解决
   
    当然,更多职场人还是希望会议短小精悍。鲍爱中表示,两年来他开始做有关开会的演讲,反响非常好。目前,正常的培训之外,他几乎每周都会举办“如何开会”之类的沙龙,每次参加者都有百人以上,大家分享了很多保证会议高效的小方法。
   
    鲍爱中分享说,一般而言,职场人遇到最多的就是例会。首先,要固化时间和内容,议程明确、条理清楚。其次,组织者要做好会中引导。会议之前梳理一下上周做了哪些事情,公司最近有什么动态,下一步有什么策略和活动规划等,列一个大概的会议提纲,以免遗漏。在人员汇报工作的过程中,哪些事情需要明确,哪些事情需要调整,哪些事情需要强调,哪些事情需要重点跟进等,组织者都要了解清楚,适时强调和引导,以确保会议的顺畅进行。
   
    玫琳凯(中国)化妆品有限公司人力资源专员ivy分享说,跨部门的沟通会从前期目标的明确到沟通效率再到后期的执行力,都很重要。开会前就应将待解决的问题全部列好、发出,让大家准备好解决预案,然后拿到会上讨论,这样就比较有效率。“要注意问题的选择,跨部门沟通建议选封闭式问题,即抛出问题后给出几个选项,看各部门的态度,然后选出最优方案,这样就不会扯得太远。”
   
    上海彩田贸易有限公司的张彩田则更倾向于通过一些小规矩来解决“会海”,“比如部门周例会原则上不超过半小时;有些会可以站着开,不带电脑不玩手机。虽然这都是些小方法,只要执行到位,实现高效会议并不难。” (编辑:Shannon)



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