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Email有风险 职场人需谨慎

人才市场报 记者 邵丽蓉


   Email,如今可是职场人必不可缺的工具;一些以沟通协调为主要工作的职场人,甚至每天的大部分时间都在收发Email。可别小看了这“网络收发室”,一封小小的邮件,既可以让你加官进爵,也能葬送你的大好前程。如何处理好Email,里头有很多讲究,不明白这些道道,很可能“大意失荆州”。那么,如何写好工作Email?
   
   
【职场案例】
密信变成公开信,很尴尬

   
    近日,通讯公司的小张做了一件傻事:他把给同事Angel的密信,习惯性抄送给了其他部门的几个同事,自己却全然不知。几天后,他发现有些同事的态度变得十分奇怪,正纳闷着呢,Angel急急地告诉他,密信变成了公开信,居然还发给了不该发送的人。小张的心凉了半截,赶紧打开邮箱查看,果不其然:“这下我糗大了!特别是我在邮件里还提到了我俩的合作初步意见,其中部分事宜本该是私下统一口径的悄悄话”。
   
    同样受邮件困扰的还有李艳。工作数年,自恃对Outlook很熟悉,所以当经理让她发合作协议样本给合作伙伴时有些大意了。“因为协议样本都是相同的,邮件的内容和措辞也都一样,所以发完几封邮件之后,我就把这个流程视为机械性操作,仅仅换了一下收件人就按了发送键。”而这一发送出去,她才猛然想起,由于直接拷贝了上一封邮件的内容,正文的抬头上赫然写着收件人的名字,这两人可是此次合作的竞争对手。发现这个无法改变的事实后,她吓出了一身冷汗,当场“石化”。果然几天后,老板的办公室被闹得鸡飞狗跳......李艳也因此差点丢了饭碗。
   
   
【指点迷津】
写邮件有风险,发邮件要谨慎

   
    面对重要的电子邮件,职场人偶尔还是会“犯混”:发错人,抄送错人,忘记发送附件,漏了落款......但发出去的邮件就像泼出去的水,严重的错误甚至还会影响到工作。因此,牢记以下几条Email技巧,对职场人会有一些帮助。
   
    1、及时回复邮件。收到他人的重要电子邮件后,理想的回复时间是两小时之内。对于普通邮件,回复一般不要超过24小时。
   
    2、如果在出差或休假,应该设定自动回复功能,内容为“本人在×月×日到×月×日休假,如有紧急事件可以联系公司某某某”。
   
    3、在发送之前通读整封邮件,包括抬头、落款、收件人和抄送人等,更要避免拼写错误,建议使用拼写检查。
   
    4、在正文中对重要内容作提示时,不要滥用字体、字号、颜色等,以免邮件过于花哨。
   
    5、正文应简明扼要,如涉及事务很多,最好运用列表符号按序进行说明,方便对方阅读。
   
    6、各收件人的排列应遵循一定的规则,比如按收件人的所属部门排列,或是按收件人的职位等级排列。
   
    7、如果邮件内容相同而要多次利用,不妨建立一个工作邮件模板,方便直接调用。
   
    8、如果工作中经常要与固定族群有邮件来往,如同事、客户等,建议在Outlook新建栏里选择“通讯组列表”,将需要群发邮件的人员编成一个组,这样在发送邮件中就不会因为漏了谁而影响工作。
   
    9、转发敏感或者机密的邮件时要小心谨慎,不要把内部消息转发给外部人员。
   
    10、发送邮件前,选择“将邮件保存到已发送邮件箱”,以便事后查询。
   
    11、如果邮件带有附件,应在正文中提示收件人查看附件。当邮件带有多个附件时,应在正文中对各个附件的内容作简要说明。附件数目不宜超过4个,如果附件数目较多时可打包压缩成一个文件,便于对方下载。
   
    12、如附件是特殊格式的文件,应在正文中说明打开方式,以免影响收件人的使用。
   
    13、由于不少企业对邮件的附件大小设限,因此附件总容量一般不宜超过3MB。如果附件容量过大,应分成几个小文件分别发送。
   
    14、发送超大附件时,可以用网络硬盘、QQ等即时通讯工具在线发送。(编辑:Shannon)
   



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