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职场E-mail教会了你什么?(七)

中国青年报


  
有效沟通保留电子证据
保护隐私小心邮件泄密

    ■全球职业规划师 杨开
   
    从一个交流工具来看,E-mail在传递信息方面比口头传达能让人更好地思考和修饰语句,所以在沟通上有着先想后说的优势,也可以充当很好的记录的作用。比如,与客户沟通的记录和团队工作的备忘。
   
    故事中的竹子,一开始就是因为忽略了这一点,在和客户的沟通中吃了亏,从这个角度讲,哪些邮件需要保存和保存时间需要多长,都是要谨慎考虑的。
   
    在团队沟通方面,E-mail的群发和抄送功能,较之传统的沟通方法有着明显的优势,它可以减少很多会议,也可以将向领导汇报工作简化为一个“cc(抄送)”。当然,竹子的案例告诉我们,cc有让大家了解你的工作和监督合作方工作进度的作用,只是在群发和抄送的过程中,有些规则是一定要了解的,比如,你的群发邮件当中是否传达了消极的或有违公司政策的信息,在抄送时,抄送的范围以及谁是接收人,谁是被抄送人,都是需要搞清楚的。
   
    这里最典型的就是不能越级汇报,不论是使用E-mail或者是其他的沟通工具,这都是一个忌讳,这里只要把握住你的直接汇报人是谁,抄送永远给只是需要了解工作的其他人,在这个原则下,有时你甚至不需要考虑官阶的问题。
   
    如同传统的办公室沟通方式一样,例如公文传递、口头汇报等等,既然是沟通就必然涉及办公室政治。所以当E-mail成为交流的工具后,也不可避免地成为同事间、部门间、上下级间相互谈判、报功、讨饶、提意见和建议、取证甚至是相互指责、倾轧和陷害的载体,所以要学习的并不仅仅是所谓的E-mail使用规则,更是如何通过E-mail来玩转办公室政治。 (编辑:Shannon)



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