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怎样开会更有效

滕国鹏/编译


   开会是大多数人日常工作的一项主要内容,从基层的工作小组到高级经理的战略规划,人们通过各种会议来交换意见,达成共识。因此开会也被认为是进行有效沟通的重要手段。最近刊登在《应用心理学》上的研究却指出,很多会议往往效率低下,这是因为团队成员总是愿意花时间讨论那些他们已经知道的信息。
   
    来自北卡罗来纳威尔明顿大学的组织心理学家Mesmer-Magnus and Leslie DeChurch博士分析了过去25年在工作场合团队成员间信息分享的相关研究,这些研究涉及4800个团队,超过17000人。结果发现,大多数团队都把时间花在讨论那些成员们已经知道的信息,而那些将时间更多用于分享新信息的团队绩效更好。在开会的时候,团队成员间开放地交流能够提高成员间的互动,但这并不一定会带来高的绩效。
   
    通过以上结果可以看出,大多数团队在开会的时候并没有讨论有用的信息,所以会议的效果也不是很好。从这个角度来说,影响会议质量的关键是讨论的内容,而不是内容的多少和持续时间。研究同时还发现,当团队所接受的任务是在最优方案指导下而不是简单地折中选择时,成员之间的交流更好。例如,当团队需要公开选拔某一职位的候选人或者解决一项危机,鼓励每个人都表达自己的想法并努力达成一致,要比不经过详细讨论的快速决定更有效率。
   
    在现实的工作场合中,尽管团队成员的选择均是基于不同的专业和个体背景,但是当团队成员有相似背景,或者每个成员决策能力均很强的时候,会分享更多的多余信息。这就突显出团队任务完成中的难题,即团队应该怎样做才更有效率和实际状况之间的差别。研究人员认为,工作情境下团队的作用要远超过单个人,因此领导者需要更明确如何通过有效沟通来最大程度地释放组织潜能。可以通过诸如使团队讨论结构化,创造一种合作的团队氛围,提升团队成员的知识和技能以及聚焦讨论那些新异和独特的观点等方式来提高沟通的效率。
   
    Mesmer-Magnus博士认为,沟通的虚拟化和全球化趋势不断加强,促使人们不断重视工作场合的沟通方式。因此我们需要更好地理解如何在这种新的条件下去激发团队活力,提高总体绩效。(编辑:Shannon)



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