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小心你们的E-mail

作者/亦 明 来源/科学与财富


  
    在这个高度发达的电子时代,E-mail成了我们日常工作和生活中必不可少的工具,就我个人而言,每天收到的来自各部门的E-mail不下二三百个。在此,我不想讨论每天要花多少时间来处理这些E-mail,而是想陈述一下E-mail的“危害”性。
   
    前不久我参加了一个有关“高效人士七个习惯”的培训,培训师姓丁,参与过不少跨国公司的团队建设及策划工作,是一位很有经验的女士。课间她讲了不久前碰到的一个案例:一家跨国公司的老总要求她帮助提升公司员工的团队合作精神,他不明白这些很优秀的人为什么无法在一起好好地合作。丁女士接受使命后,她所做的第一件事就是到该公司的总部进行了一天的观察,第二天她去找该公司的老总,告诉他,他们员工最需要的不是培训,而是少写E-mail。据她的观察,两个在隔壁办公室的同事,除了打招呼寒暄之外,其他的所有有关工作的事全部都用E-mail,很少有人提起电话,更少有人直接走到对方的办公室进行面对面的沟通。其实,丁女士的建议是不难理解的,每个人的文字表达能力不一样,若是用非母语的文字(很多跨国企业的工作语言是英语)来表达,更有可能词不达意。而阅读者理解能力的不一致也有可能导致理解上的偏差。这样一来,本来很简单的事,因为mail的来来往往,反而变得复杂了,更严重的是有可能事与愿违,我本人就常会被c/c在火药味很浓的mail中。按照丁女士的思路,我们虽然不能把E-mail当成团队不合作的元凶,但可以肯定的是,不采用打电话或亲自交谈的方式而用E-mail,是团队精神缺乏的重要原因及结果之一。
   
    用E-mail代替电话或面谈,自然有其可接受的理由----暂时找不到对方,留下“白纸黑字”以备日后查证,这些都是很站得住脚的理由,尤其是在我们这个人人自危、需要设法保护自己的社会中。这样看来,一个宽松的,允许犯错的工作环境,同事之间敢于承担责任的团队文化会从很大程度上减少E-mail代替交谈的频率。当然,如果不幸你所在的公司已形成了一种必须是“白纸黑字”的文化,或是你不用“白纸黑字”就会浑身不舒服的话,那么,我建议不妨学习我的一些同事的做法。
   
    在我周围的同事中不乏一些很精明的人,让我觉得他们的沟通技巧很值得学习,其中最值得称道的做法就是,每商办一些重要的事情时,他们都会预先打电话,或是亲自过来商量,之后很快就会用E-mail跟进。或是反过来,先写E-mail过来,很快就会亲自来作解释或是在电话中解释。这样做的好处是,意见是共同商量过的,而且是在心情愉快的情况下达成的,mail较完整地表达了意见,使意见更有效,同时也分别保护了双方。
   
    关于E-mail的“危害”还有不少,想同大家讲述一下我自己经历的一些同E-mail有关的不愉快的事。
   
    我们同事或朋友中常会有些同名同姓的人,在跨国公司中,这种事情更会经常出现,不同的区域和部门的员工常常会起同样的英文名字,如果他们的姓氏刚好相同。你若是从全体员工mail地址中找你要的那个人,往往可能会找到另外一个人。我刚进第一家外资公司时就出过类似的洋相。有一次要给老板报送一些很重要的数据,我就在公司全球员工册中找了一个我觉得该是老板的地址发了出去。没过五分钟,收到了一封来自台湾的mail,并抄送给我的老板:“对不起,相信你把mail错发给不该收的人,我是台湾的某某,不是大陆的某某。”这令我非常尴尬,下决心一定要记住老板的matl地址,他的mail地址除了名字之外还有一个“W”。没想到的是,一两个月过去了,我的警惕性慢慢松懈了,居然又犯了同样的错误,那个台湾的同事又一次回我,同样抄送给我的老板,“你又发错了,你mail中的信息可是很重要的呀!”你们可以设想一下我当时的感受,而且不到十分钟,老板很快给我发了一封措词严历的mail:“在我所有的员工中,你是最不可以错发mail给别人的,因为你有太多的不可被外人知道的信息。”我真懊恼自己怎么会这么不小心。第二天一大早,我七点钟就到了公司,按照头天晚上从IT部学来的方式建立了自己的个人地址本,把那些我经常要写mail的人列在上面。从此以后,我写mail时,再也不需要从全球地址录中寻找,而只要用我本人设置的地址。谢天谢地,以后再也没有发生过类似的尴尬事情。
   
    一年多前,媒体对我们的公司作了一些负面的报道,为了更好地加强内控,严肃纪律,我给我们部门的全体员工发了一封义正辞严的mail,警告不合规行为的严重后果。但我把mail发出去后才几分钟,就意识到自己闯了大祸。随着陆陆续续地来自其他部门的员工弹回来的“out of office”的自动应答E-mail,我意识到自己把我们部门的群发地址错选成了全体中国员工的群发地址,两者之间只差一个字母!那时我简直被吓昏了,想象不出那些不知情的人会怎么处理这封mail。果然,其他部门很快有人把这封mail转发给了地区总部。不用揣测转发者的用意,至少地区总部收到此mail后大为紧张,很快就同正在国外出差的我的老板进行沟通,意为“你们的部门出了大事,请赶快汇报具体情况,紧急处理!”你们一定无法想象我那时的彻底绝望,好在我的思维仍在运作,一旦意识到自己发错了地址后,我即刻给老板发了一封mail作解释,因此收到地区总部的质问时,老板能比较清晰地解释整件事情的来龙去脉,总算没有造成什么严重的后果。这又一次深刻的教训,让我以后在用群发功能时常常是心惊胆战,真的是“一朝被蛇咬,十年怕井绳”。
   
    还有一次,地区总部主管给老板和我写信,要求我们准备一份计划书,然后发给他。我花了几天时间准备,然后把他的mail找了出来,在此基础上想先发给我们老板,请示他的意见,但又是一下子不小心按了“reply all”(回给所有人),等我意识到出错时已经为时太晚了,我赶紧找IT的人,又被告知没有“call back”(召回)的功能,好在老板对我的计划书没有什么意见,否则我一定又要吃不了兜着走了。
   
    举了那么多的例子,无非是想提醒各位三明治夹心:虽然你们每个人都比我精通电脑及mail的功能,虽然你们每个人在工作中可能也比我小心得多,但是,”尽量少用mail,多通过电话或面对面交谈”会减少很多麻烦和错误,会增加团队的工作效率,要尽力避免因群发或reply all功能,尽可能设置个人的地址,要避免从全体员工地址录上选择mail地址。不知道上面这些提示是否会对大家有所帮助,衷心祝你们在天天用mail的过程中好运。 (编辑:Shannon)



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