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开会有效率

作者/尤欣芯


  
   
     一个主动积极的部属,若能在事前拟定清楚议题,在会前与各主管有一互动,如此便能提升会议成效,皆大欢喜!
   
     在企业中许多会议时常面临:会而不议、议而不决、决而不行的窘境.因此会议的召开就成为大家的梦靥,不但无法达到效果,还浪费不少时间成本。
   
     以高阶主管十人每人每月平均十万月薪,每周会议二小时,一年所支出的会议人事成本大约新台币四十五万元。
   
     通常开会的目的,上司希望的是达成目标,而一个主动积极的部属,若能在事前拟定清楚的议题,发送至各单位主管处,在会前与各主管有一个简单的互动,并在事前将沟通结果让上司了解.如此对于比较棘手的议题,主管就可以事先察觉,而预作准备或评估其它可行方案。
   
     经常在有效的沟通之后,因为与会者事先了解状况,会议上容易呈现出较平和的态度,更重要的是主席就着搜集来的信息可以针对重点一一再作讨论,更容易达到共识.缩短会议时间,提升会议成效,皆大欢喜不是?!
   
     
现在要做的『事』:会议沟通技巧

   
     
了解会议目的

   
      与上司充份沟通,并了解上司期望的结果
   
     
了解与会者的心声

   
      和与会人员充份沟通,了解各部门立场及看法
   
     
整合上下意见异同处

   
      将两方观念汇整,并找出歧见处的问题所在
   
     
与上司二度沟通

   
      将整合后的内容,以书面让主管了解并裁示
   
     
若有难解问题

   
      发挥协调功能,让大家充分了解会议结论可能产生不同结果
   
     
缮写议程

   
      依照整合后的方向拟定,目的要全员达到共识
   
     
会议结束

   
      若有好结果,恭禧你!沟通高手!又多了一个磨练的好机会。
   
     ※ 小叮咛:
   
     沟通的目的一在阐述二在说服,重要的是一定要站在客观的立场不能偏颇,否则既使达到目的,也不代表就是一个沟通能手。(编辑:Shannon)



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