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懒人成功的时间秘诀

第一财经日报 吴瑜章


    放眼职场,一片“繁忙”。
   
     早上忙,晚上忙,加班、熬夜,是家常便饭。人们总在说忙啊,没空。结果有忙到经常的亚健康,甚至英年早逝;有忙得顾不了亲情家人,导致妻离子散。我们说,人活着的目的是健康、平衡、幸福、快乐。如果说我们终日的繁忙是为了生活,而最终的结果却连起码的健康、家庭都保证不了,那我们的忙还有什么意义?更可叹的是,我们付出那么大代价的一些忙碌,看似在不停地劳作,但结果却是劳而无功,少有所成,或者与我们的付出相去甚远。
   
     前些年,实话实说,我和大家也差不多,一度也很忙,每天工作17个小时,没有周六、周日,没有休过假,没有时间陪家人。熟悉我的人都感到难以置信----这个懒人,终于知道生活的艰辛了。
   
     但事实上,我一直没有放弃懒的追求。有人说懒人创造世界。我认为是有道理的。这些年,经过一系列的历练和反思,我现在终于也开始有些“闲”了,时常喝茶,到处演讲。甚至还有闲暇填写古体诗。
   
     为什么会有这些不同和变化呢? 其实这里潜藏着时间管理的技巧,或者说是懒人成功的时间秘诀。在这里,我不妨和大家谈一谈我的体会和思考。
   
     时间的管理,更需要主动前瞻,最关键的是要分清什么是重要的。如果不具有重要性,那我们的忙还有什么意义和价值?忙并不等于高效率,更不等于高效能。效能问题不解决,你的忙是真忙吗?一天干了这么多的事,其中真正有结果、有价值的到底有多少?时间的真谛,就是它只爱那些真正珍惜它的人。
   
     什么人最重要?什么事最重要?什么时间最重要?这是具有终极性的哲学问题。
   
     有一位著名的教授说,什么人最重要?眼下最需要帮助的人。什么事最重要?需要马上去做的事情。什么时间做事最重要?当下的时间。我觉得这完全错误,这恰恰是完全被动消极的反应。事到临头才去做不是太被动了吗?总是急匆匆地做事能做好吗?能有效能吗?
   
     在我写的《渠成,水自到》的一书中,我提到的史蒂芬-柯维把时间分四个象限:第一是重要紧急的,第二是重要不紧急的,第三是紧急不重要的,第四是不紧急不重要的。在日常的生活和工作中,人们的时间在这四个象限都是怎么分配的呢?
   
     在我们许多人的时间列阵中,首先把约45%的时间放在第一象限(重要紧急)。这情有可原,因为又重要又紧急,而实际上是否真的重要是大可怀疑的。其次,又把约35% 的时间放在了紧急而不重要的事情上。由于没有主动前瞻的思维,人们下意识就觉得非常紧急的事情,同时也是重要的,所以几乎是不假思索就奋不顾身地干起来了。这样,人们有80%的时间都处于应急的状态,能不忙么?长期的应急忙乱,能健康吗? 第三,人们又把约15%的时间放在第四象限。花很多时间去给那些既不重要也不紧急的事情。因为这种事情做好了有面子,可以吹嘘,做不好又没责任。最后,我们才会留很可怜的5%给那些重要但不紧急的事。因为它不紧急,容易被忽略其重要性。同时又由于它重要恐怕也麻烦,所以人们就尽量先不去管它,最好不逼到嗓子眼就不去处理。所以不良的时间分配,把50%的时间都花在了不重要的事情上,而这些事情根本用不着你做。
   
     那么,究竟怎样才能有效地规划时间而不忙乱呢?
   
     我的总结是,合理的时间分配,当然首先是解决第一象限的重要而紧急的事,但要努力使它逐步缩小到只占我们整个时间分配的一小部分,而剩下的时间就全部都在重要而不紧急的第二象限。把第三、四象限里的所有不重要的事,不管他紧急不紧急,全部抛开,交给其他人处理或合理外包。比如对于老板来说,他的第三、四象限的事情,就可以拿钱买时间,交给秘书等相关人员去做。他则集中精力处理对他来说最重要的事。而老板的第三四象限,对于他的秘书等人员却是在第一象限,也就是以时间换空间。这就是“1+1=7”互补关系的价值联盟。我们千万别把紧急当重要,紧急和重要没有必然关系。一定要主动前瞻,重点做第二象限的重要但不紧急的事。因为是主动前瞻,提前着手,在它成为紧急之前我们就已经做完了,从容而高效能。
   
     主动前瞻的关键是确定什么是重要的。而我的观点,重要的标准是看能否能实现价值最大化。什么事最重要?就是你的资源加能力能消灭并产生价值最大化的事。什么时间最重要?就是最少、最快并能价值最大化的时机最重要。对于这样的关节一定要认清,时刻准备着你的资源加能力,在时机到来的时候绝不措手。什么人最重要?就是可以双赢并和你一起达到“1+1=7”的人,也就是把你的强势和人家的强势加在一起能创造更多的价值,然后共同分享那多余的部分,还能和你一起省时间的人,是价值最大化的人。
   
     在实际工作中,如果每个人都这样设计和规划自己的时间,那他一定是一个轻松而高效能的人,一个组织如果能够按照这样的原则建构起来,那一定是一个快速运转而高效能的组织。对于紧急而不重要的事,我们要学会说“不”。当然这要技巧,也就是我所倡导的“坏话好说着”。[作者为通家之道(北京)咨询有限公司首席顾问,曾任沃尔沃集团全球副总裁] (编辑:Shannon)



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